2 CONTROLE SU TIEMPO

CONTROLE SU TIEMPO

Casi todas las exposiciones relacionadas con las tareas ejecutivas comienzan aconsejando la planificación de su trabajo. Esto parece muy razonable. Lo malo es que rara vez da buen resultado. Los planes siempre quedan en el papel y no dejan de ser más que buenas intenciones. Pocas veces se convierten en logros.

El ejecutivo eficiente, en mi opinión, no comienza a actuar, antes de verificar su tiempo. Y no planifica antes de aclarar el sentido real de éste. Luego intenta manejarlo y elimina toda demanda improductiva de su tiempo. Por último, consolida su tiempo *discrecional* mediante la más grande cadena posible de unidades consecutivas. Este proceso en tres etapas:

* registro, * manejo y * consolidación del tiempo constituye la base de la eficiencia ejecutiva.

El ejecutivo eficaz sabe que el tiempo es el factor límite. Los límites de toda producción están determinados por el mínimo de recursos. En el proceso que denominamos *realización* dicho límite es el tiempo.

Por otra parte, el tiempo es un recurso singular. Entre los recursos mayores, el dinero es el que más abunda. Hace mucho tiempo deberíamos haber aprendido que la demanda de capital, más que su ofrecimiento, es lo que determina los límites de desarrollo y de toda actividad. A las personas —tercer recurso límite— podemos alquilarlas, aun cuando rara vez hallamos las personas competentes necesarias. Por el contrario, no podemos arrendar, alquilar, comprar u obtener, de otra manera, más tiempo.

La provisión de tiempo no es, de ningún modo, elástica. Por grande que sea la demanda, la oferta no aumentará. No tiene precio, ni existe una curva marginal de utilidades a su respecto. Por lo demás, el tiempo es totalmente perecedero y no puede ser almacenado. El que acaba de transcurrir se ha ido para siempre y no ha de volver jamás. El tiempo es, por consiguiente, en toda ocasión escaso.

Es, por otra parte, completamente irreemplazable. Dentro de ciertos límites podemos sustituir un elemento por otro: por ejemplo, cobre por aluminio. Podemos reemplazar el capital por el trabajo humano y usar más conocimientos o más fuerza muscular. Pero no hay ningún sustituto del tiempo.

Toda cosa requiere tiempo. Éste es el único requisito verdaderamente universal. Toda labor se desarrolla en el tiempo y consume tiempo. Empero, la mayor parte de las personas da por supuesto a este único, irreemplazable y necesario recurso. Nada distingue más a un ejecutivo eficiente que su acendrado y solícito amor por el tiempo.

Pero el hombre está mal dotado para manejarlo.

Aunque, al igual que los restantes seres vivientes, posee un *reloj biológico —*como lo comprueba quien traspone el Atlántico en jet—, carece, según lo han demostrado las experiencias psicológicas, de un fidedigno sentido del tiempo. Un grupo de personas encerradas en un cuarto desde el cual no se disciernen la luz, ni la oscuridad exterior, rápidamente pierde toda noción del tiempo. Aun en medio de la mayor tiniebla la mayoría de nosotros conserva su sentido del espacio. Pero hasta con las luces encendidas, unas pocas horas dentro de una habitación clausurada bastan para que la mayor parte de nosotros sea incapaz de calcular el tiempo transcurrido. O bien lo evaluamos en mucho menos, o bien en mucho más de lo que realmente ha sido.

Ello implica que si nos confiamos en nuestra memoria, no podemos calcular el tiempo transcurrido.

A veces pido a ciertos ejecutivos que se vanaglorian de su memoria, que registren aproximadamente el empleo de su tiempo. Luego guardo bajo llave sus estimaciones durante varias semanas o meses. Entretanto, dichos ejecutivos registran, realmente, su tiempo en sí mismos. Jamás concuerdan la idea de cómo, según ellos, emplearon el tiempo y la utilización real de éste.

El presidente de cierta compañía estaba absolutamente seguro de que dividía su tiempo, aproximadamente, en tres etapas. Según él, una de ellas la destinaba a sus empleados de alto nivel, la segunda a los clientes importantes y la tercera a actividades comunitarias. Un auténtico registro de sus actos durante seis semanas demostró sin lugar a duda que apenas dedicaba tiempo alguno a tales actividades. Simplemente se trataba de las faenas que él sabía que *debía* ejecutar... y que su complaciente memoria, como de costumbre, le aseguró que había realizado. El registro auténtico de sus actividades demostró, sin embargo, que había empleado casi todo su tiempo a la manera de un expedidor que no perdía de vista los pedidos de los clientes, a los cuales conocía personalmente y molestando a la fábrica con llamadas telefónicas relacionadas con aquéllos. La mayor parte de dichos pedidos se cumplía satisfactoriamente y sus intervenciones sólo servían para dilatarlos. Pero cuando su secretaria le presentó su registro él no le creyó. Se necesitaron dos o tres computaciones cronológicas más para convencerlo de que éstas, más que la memoria, muestran el correcto uso del tiempo.

El ejecutivo eficiente sabe, en consecuencia, que para manejar su tiempo debe conocer previamente su empleo exacto.